Les très petites entreprises (TPE) doivent gérer efficacement leurs dépenses pour assurer leur rentabilité. L’impression représente un poste de coût non négligeable qui peut être optimisé grâce à plusieurs stratégies. Une meilleure gestion du parc d’imprimantes, l’utilisation de consommables adaptés et des pratiques éco-responsables permettent de réaliser des économies substantielles. Voici les meilleures solutions pour optimiser vos coûts d’impression.

1. Auditer et optimiser son parc d’imprimantes

Un audit de votre parc d’impression est essentiel pour identifier les équipements inefficaces et réduire les coûts.

Actions recommandées :

• Identifier les imprimantes sous-utilisées ou obsolètes
• Remplacer les équipements énergivores par des imprimantes laser plus économiques
• Centraliser les impressions pour limiter la consommation de papier et d’encre
• Une gestion optimisée du parc d’imprimantes réduit non seulement les coûts directs mais aussi les dépenses liées à la maintenance et aux pannes imprévues.

2. Choisir des consommables économiques et durables

Les consommables, comme les cartouches d’encre et les toners, représentent une part importante du budget d’impression. Adopter des solutions économiques permet de réduire ces dépenses.

Bonnes pratiques :

• Utiliser le mode brouillon pour les impressions internes
• Opter pour l’impression recto verso afin de limiter la consommation de papier
• Acheter en gros pour bénéficier de tarifs réduits
• Installer des logiciels de gestion d’impression pour suivre la consommation et limiter les impressions inutiles
• En surveillant l’usage des consommables et en favorisant des options plus durables, les entreprises peuvent réduire leurs dépenses tout en adoptant une approche plus responsable.

3. Passer à l’impression numérique et éco-responsable

La transition vers le numérique est une alternative efficace pour limiter les impressions papier et améliorer la gestion documentaire.

Solutions à mettre en place :

• Privilégier les factures électroniques et la signature numérique
• Utiliser un logiciel de gestion documentaire pour réduire les impressions inutiles
• Favoriser le partage digital des fichiers pour limiter la consommation de papier
• Adopter des pratiques éco-responsables contribue à réduire les coûts et l’impact environnemental des impressions.

4. Assurer la maintenance des équipements pour éviter les coûts cachés

Une maintenance régulière du parc d’imprimantes améliore leur durabilité et évite les pannes coûteuses.

Conseils pour optimiser la maintenance :

• Surveiller la vitesse d’impression et identifier les équipements inefficaces
• Anticiper le remplacement des consommables pour éviter les interruptions
• Vérifier la qualité d’impression pour éviter les impressions ratées et le gaspillage
• Un entretien préventif réduit les risques de pannes et garantit une meilleure efficacité des équipements.

5. Externaliser l’impression pour les volumes importants

Faire appel à un prestataire spécialisé permet d’optimiser les coûts et d’améliorer la qualité des impressions.

Pourquoi externaliser son impression ?

• Réduction des coûts unitaires pour les gros volumes
• Accès à du matériel professionnel sans investissement initial
• Optimisation des impressions grâce à des services spécialisés
• Externaliser certaines impressions permet aux entreprises de se concentrer sur leur activité principale tout en bénéficiant d’une solution économique et performante.

6. Comparer les fournisseurs pour obtenir les meilleures offres

Les coûts d’impression varient d’un fournisseur à l’autre. Il est donc essentiel de comparer les offres pour bénéficier des meilleurs tarifs.

Bonnes pratiques :

• Analyser régulièrement les offres des fournisseurs d’imprimantes et de consommables
• Surveiller les promotions et les achats groupés pour réduire les coûts
• Privilégier les fournisseurs proposant des solutions éco-responsables
• Comparer les fournisseurs permet d’optimiser les coûts d’impression et de bénéficier d’une meilleure qualité de service.

Conclusion : 

• Réduire les coûts d’impression grâce à une gestion optimisée
• Réduire les coûts d’impression passe par une approche globale : audit du parc d’imprimantes, optimisation des consommables, transition vers le numérique et externalisation des impressions en fonction des besoins.

Avantages clés :

• Diminution des coûts d’impression
• Optimisation du parc d’imprimantes
• Réduction de la consommation d’encre et de papier

• Solutions éco-responsables et adaptées aux besoins des TPE/PME

Alfaprint accompagne les TPE et PME dans la gestion de leurs impressions en proposant des solutions sur mesure adaptées aux besoins professionnels. Réalisez dès aujourd’hui un audit de votre parc d’impression pour identifier les leviers d’économies et améliorer la rentabilité de votre entreprise.